关于贯彻《干部档案工作条例》若干具体问题的实施意见  

中共江苏省委组织部、江苏省档案局关于贯彻《干部档案工作条例》若干具体问题的实施意见

组通字(1992)12

各市、县()委组织部,市、县档案局,省委各部委,省各委办厅局,省各直属单位:

为了贯彻落实第三次全国档案工作会议精神,省委组织部、省档案局制定了《关于贯彻<干部档案工作条例>若干具体问题的实施意见》,现印发给你们,请认真执行。


               中共江苏省委组织部

             江苏省档案局

              一九九二年一月六日


关于贯彻《干部档案工作条例》若干具体问题的实施意见


为了更好地贯彻执行中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》(组通字11991)13号以下简称《条例》),现结合我省干部档案工作的实际情况,对《条例》中若干具体问题提出如下实施意见:

一、档案工作的体制、机构

1.管理体制与办法

(1)省委管理的干部,其档案由省委组织部集中统一管理;省委各部委、省各委办厅局,省。各直属单位管理的干部,其档案由各部门、各单位的组织、人事(干部)部门集中管理;厅局下属企事业单位管理的干部,人数较多,设立组织、人事机构,具备保管条件的,其干部档案由厅局下属企事业单位的组织、人事部门管理;不具备保管条件或人数较少的单位,其干部档案由上级主管部门的组织、人事部门管理。

(2)各省辖市委管理的干部,其档案由各市委组织部集中统一管理。市级机关各部门、各单位及其下属企事业单位管理的干部,其档案原则上由部门或单位的组织、人事部门管理;但干部人数较少,不设组织、人事机构,不具备保管条件的部门,其干部档案由市委组织部或人事局代管;干部较少的企事业单位,其干部档案由上级主管部门的组织、人事部门管理。

(3)各县(市、区)委管理的干部,其档案由县(市、区)委组织部集中统一管理。县级机关、企事业单位管理的干部人数较多,设立组织、人事机构的,其干部档案可由部门或单位的组织、人事部门管理;县级机关干部人数较少的部门以及乡镇,其国家干部的档案由县组织、人事部门集中管理;人数较少的企事业单位,其干部档案可由上级主管机关的组织、人事部门统一管理。(4)企业档案实行综合管理之后,其干部、人事档案仍要按条件配备专人管理,业务工作要接受本单位组织、人事部门的领导,干部、人事档案要专柜保管,有条件的企业,可以单独设立干部档案库房。干部人事档案阅览室要与其它档案阅览室隔开。

2.管理机构与人员配备:

(1)县以上(含县)的组织、人事部门,应建立相应的干部档案工作机构,以加强自身的档案管理,做好本地区本系统的档案业务指导、监督和检查工作。暂不设干部档案工作机构的,干部档案工作由干部综合科室负责,必须按《条例》规定要求配备专职干部管理档案。

(2)省、市、县机关和基层企事业单位管理干部档案的,也应按照《条例》规定要求配备档案管理人员。管理干部档案700卷左右并有业务指导任务的单位,要配备专职管理人员;管理干部档案700卷以下,无业务指导任务的部门和单位,可配备一名以管理干部档案工作为主的兼职干部;管理200卷以下的应明确专人兼管。

二、档案的内容和分类

1.原四类中的考核、考察材料并人第三类同鉴定材料并列。

2.原一类中各类学校毕业生登记表、九类中评聘专业技术职称、职务、授予学位的材料并人第四类o

3.政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律归人第八类;以政治历史问题为主,未给予处分的有关材料归第五类;以违纪错误为主的有关材料归第八类。

4.将反右派、反右倾斗争中形成的材料,分别执行中央组织部组通字[1979]5重号,中组发(1980)34号文件规定的有关材料归入第八类。

5.原九类荣誉军人登记表、残废等级表归第十类。

上述调整的内容和分类详见附件《干部档案分类目录》。

今后,凡新建的干部档案、需重新整理的干部档案,以及补充的归档材料需重新做目录的干部档案,都应按新的规定整理立卷。

过去按原规定整理的干部档案,必须于1994年底前,按这次新的分类要求逐步调整完毕。

三、管理范围

1.省委管理和协助管理的干部,其档案正本、副本按以下分工进行保管:

(1)省委管理的省级机关及省直属单位的干部,其正本和副本档案各壹册,由省委组织部保管,各协管单位可根据工作需要,复制一份新近填写的《干部履历表》;在各市的省委管理的干部,其正本由省委组织部保管,副本由市委组织部保管。

(2)省委协助管理的干部,副本由省委组织部保管。

(3)中央、国家部委垂直管理的驻苏单位,相当于市厅级正副职干部,省委组织部保管一份干部新近填写的《干部履历表》。

2.退()休干部的档案管理:

干部退()休以后,原属省委管理的干部,其档案仍由省委组织部保管;其他干部的档案仍由原管理部门保管;

干部退()休后异地安置的,其档案仍由原管理部门保管。

3.干部死亡以后的档案管理:

(1)省委管理的干部,全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士,其档案由原管理单位保管五年后,移交省档案馆永久保存;

(2)市委管理的干部,省委、省政府表彰、奖励的有特殊贡献的科学家、艺术家、教授和英雄、模范人物,其档案由原管理单位保管

五年后,移交本机关档案部门保存,并按《机关档案工作条例》规定期限,随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存;

(3)()委管理的干部,其档案由原管理单位保管五年后,移交本机关档案部门保存,并按《机关档案工作条例》规定的期限,随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存;

(4)上诉范围以外的其他干部档案,由原管理部门保存五年后,移交本机关档案部门保存,按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

4.干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职以及出国不归、失踪、逃亡人员,其档案一律按《干部档案工作条例》的有关规定进行管理。过去省、市、县有关这方面的规定与《条例》有矛盾的地方,一律按《条例》的规定执行。

5.干部档案管理人员及其在本单位工作的直系亲属的档案,可由上一级组织,人事部门保管,也可由所在单位组织指定专人保管。

四、档案材料的收集\鉴别与归档

1.各级组织、人事管理部门应根据收集归档材料的范围,制定必要的转递制度、收集登记制度、联系制度,保证应该收集归档的材料能及时收集归档。

2.凡属归档的材料,都必须认真审查核实,确保材料真实可靠,手续完备。

3.经鉴别收集归档的干部档案材料,应及时登记归档。

4.由上级组织、人事部门代管的档案,干部所在单位应将归档材料及时收集、鉴别后送档案管理部门归档,并协助代管部门做好档案整理工作。

五、档案的保管与保护

1.各市、县()委组织部及管理档案1000卷以上的部门和单位,要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室,做到档案库房、阅档室、档案管理人员办公室三室分开;管理档案500卷以上的部门和单位,要有符合“六防”要求的专用库房;管理档案500

以下的部门和单位,干部档案库房与整理档案的工作室可以合在一起。

2.保管干部、人事档案应建立登记和统计制度,并做到干部名册、档案索引、干部卡片,档案“四统一”,每年检查核对一次,发现问题及时解决。

3.干部、人事档案管理工作所需的维护、保养经费,应单独立项,列入本地区本部门预算统筹解决。档案库房建设和设施的配备更新,根据需要,另行申请。干部档案管理工作经费应专款专用。各地、各单位有关职能部门要给予大力支持。

4.库房的六防设施和安全措施半年检查一次,并有记录。库房内禁止堆放杂物和易燃物品,保持库房内的清洁卫生o

5.非档案工作人员,不得擅自进入干部档案库房。

六、干部档案的提供利用

1.查阅省管干部的档案,仍按苏组发(985)80号文《关于查阅省委管理干部档案的规定》执行。查阅干部档案必须填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部档案的规定办理审批手续。不得凭调查证明材料介绍信或单位联系工作介绍信查阅干部档案。

2.各级干部档案管理部门,都应根据有关规定结合本单位、本系统的档案管理实际情况,制定出本单位、本系统、外单位查借阅的范围、批准权限、登记、归还手续等具体规定。

3.各级干部、人事档案管理部门,要严格遵守干部档案工作的各项规定,并定期检查执行情况,及时完善各项安全、保管措施。对有关泄密、涂改、圈划、抽取、撤换档案材料或干部查阅、借阅本人及其直系亲属档案等行为的,一经发现,应立即上报主管部门,并根据情节轻重,予以严肃处理。

七、档案的转递

转递干部档案应认真贯彻执行《条例》第八章的各项规定;转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订立卷,不得扣留材料或分批转出;接收干部档案的单位应及时将回执退回。

八、组织领导和队伍建设:

1.各级组织、人事部门,应加强对干部档案工作的领导。对同级和下级的干部档案工作,要加强业务上的监督、检查和指导。要将干部档案工作列入本单位、本部门的工作计划,及时研究解决档案工作中出现的新情况、新问题。要采取有效措施,改进工作,提高科学管理水平。

2.各级组织人事部门,要注意加强干部档案工作队伍的建设。要按照《条例》的要求,选调档案管理工作人员。要关心、爱护档案管理工作人员,既要严格要求,又要关怀体贴,注意对他们的培养和教育,关心他们的工作和生活,妥善地解决他们的职级待遇等实际问题。对那些忠于职守,无私奉献为档案工作做出贡献的同志,

要给予表彰鼓励。对失职者,视其情节轻重,严肃处理。

3.干部档案工作人员要不断提高自身的政治素质和业务素质,充分发挥积极性和创造性,履行好干部档案建设和管理工作中的重要责任,为干部工作提供优质的服务。

本《实施意见》自下达之日与《条例》一并执行。各档案保管单位的组织、人事部门,可结合实际情况制定本系统、本单位的具体规章制度和办法。

一九九二年一月

附件:

干部档案分类目录

第一类,履历材料。主要保存记载干部个人经历等基本情况

的表格材料。

1.干部登记表、简历表、履历表;

2.土.改、镇反、三反、肃反、社教运动工作队员登记表;

3.公安人员、军人、职员、教师、医务人员、学生、行政等各类工作人员登记表、简历表;

4.后备干部被提拔到新的岗位后,其后备干部登记表;

5.主要内容是干部简历的“审查表”、“调查表”、“履历变化补充表”;

6.申请更改姓名的材料。

在进行归类时,要注意以下几点:

(1)带自传的履历表与其他自传内容不完全重复的归二类;

(2)主要涉及干部政治问题或记载审查情况的登记表归五类;

(3)部队转业干部档案中,凡《履历表》中履历、自传、鉴定、政历问题审查结论在一起的,需拆开装订,分别归人一、二、三、五类,中间的空页如不影响材料内容的可以取出;

(4)兼有组织鉴定意见的简历表、登记表归人第三类;

(5)有任免内容的登记表、履历表归人第九类;

(6)属于人事、保卫部门管理工作的卡片,本人填写不完全的或组织摘抄本人档案内的表格,不应归档。

第一类材料按形成时间先后顺序登记目录,但材料排列时,将一份近期《干部履历表》放在首位。(编者按:根据省委组织部苏组通正2001]99号《关于印发<干部人事档案工作目标管理复查考评实施办法>的通知》附表2规定,一大类材料按形成材料的时间排列

1.自传、干部自传;

2.后备干部被提拔到新岗位后的后备干部小传;

3.有自传内容的历史反省材料;

4.其他带有自传性质的材料。

第二类材料按形成时间先后顺序排列。

第三类,鉴定、考察、考核材料。

1.自我鉴定(有组织意见的)

2.干部、职工、学生、学员、团员、军人等各种鉴定材料(包括工作、劳动的鉴定材料)

3.毕业鉴定、结业鉴定;

4.出国鉴定;

5.工作调动鉴定;

6.各种工作队员鉴定,社会主义教育运动鉴定表;

7.评级、评定军衔鉴定(如内容是呈报和审批升级或晋升军衔的,应将材料归人九类)

8.经组织上整理并审定盖章的干部考察材料;

9.干部考核和民主评议的综合材料。

在进行归类时,要注意以下几点:

(1)从本人档案中摘录的优、缺点材料不归档;

(2)“文革”期间“造反队”等群众组织所写的鉴定材料不归档;

(3)鉴定会上的发言记录及头尾不清、文字杂乱的材料不归档;

(4)属个别谈话记录或个人写的干部一般表现情况材料不归档;

第三类材料按材料形成时间先后顺序排列。

第四类,学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。

1.报考、选拔中专以上学校学生登记表、审查表;

2.毕业生登记表;

3.学习(培训结业)成绩表()、记分册(初中、高中、技校、干部速成中学、干部业余补习学校等)

4.学历证明材料;

5.专业技术职务任职资格申报表;

6.专业技术职务考绩材料,技术、业务水平评定材料;

7.聘任专业技术职务(职称)审批表,套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;

8.创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。

在进行归类时,各种测验卷、考试卷不归档。

第四类材料按并列法顺序排列,如学历、学位、培训为11,专业技术职务评聘2一重,创建发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录材料为3一重。

第五类,政治历史情况的审查材料。

1.参加反动党团、会道门、敌伪军、政警、宪特和被捕、被俘、叛变、脱党、脱离革命队伍及包庇反革命、有敌特嫌疑等历史问题的审查材料。

2.党籍问题的审查材料;

3.入党、入团、参军、出国政审材料;

4.家庭成员及主要社会关系的证明材料;

5.更改干部的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料、本人申请;

6.审干、肃反中被“限制使用”、复查后的决定及原决定材料;

7.有组织审查结论的“调查表”、“审查表”;

8.因隐瞒历史问题,家庭出身等受处分的决定及有关主要证明,本人检查交代等材料;

9.家庭成员、主要社会关系平反改正的决定、通知;

10.关于个人历史情况的交代材料;

11.已经查证清楚有关干部政历问题的检举材料、查证材料;

在进行归类时,要注意以下几点:

(1)在审查过程中形成的非正式调查报告,无直接证明作用的调查材料,已写过亲笔证明材料的谈话记录,同一证明人多次写的内容重复的证明材料,均可取出销毁;

(2)由组织上填写的,内容纯属摘自干部本人档案的各种表格,如“干部审查表”、“干部情况排队表”、“审干表”等均作销毁处理。

(3)个别领导人或调查人写的控制使用意见,未经组织审定盖章的材料,应取出销毁或交有关部门处理o

(4)因所谓“海外关系”而形成的违反党的统战政策的各种歧视性材料、表格都应作销毁处理。

(5)未经查证核实的有关干部政历问题的检举材料不应归档。

第五类材料按材料的主次排列,如批复、结论、报告,主要证明材料(证明材料按问题集中排列),检举材料、本人检查交代或主要申诉材料,对“文革”前的冤假错案经复查改正后,原结论放在复查结论后面。对家庭社会关系情况的调查,先排直系亲属,后排旁系亲属。

第六类,党团材料。

1.入党志愿书;

2.入党申请书(12份全面系统的)和转正申请书(一般只放一份,可选择内容比较完整,离转正时间较近的一份)

3.中国共产党党员登记表、党员重新登记表;

4.党员不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;

5.暂缓登记期满后的组织决定及有关材料;

6.民主评议党员形成的组织意见或民主评议党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料;

8.团员登记表、退团材料;

9.加入民主党派的申请书(登记表)、批准吸收加入党派的通知材料。

在进行归档时,要注意以下几点:

(1)尚未转正的入党志愿书应由审批单位(总支、党委)保管,等转正后方可归人档案。未经支部大会通过的入党志愿书不归档;

(2)入党入团过程中由组织召开的群众座谈会和党小组、支部大会记录,预审报告,考察材料,均不归档。(编者按:根据省委组织部1999年召开的干部人事档案工作座谈会统一口径,“建党积极分子考察表”、“预备党员考察表”要收集归人第三类。)

(3)培养发展对象的“积极分子登记表”,批准入党通知书,一般性的入党思想汇报,入党时调查的一般表现材料均不归档;

(4)未经支部大会通过的入党志愿书不归档;

(5)开除党籍、团籍和取消预备党员资格后的入党、入团志愿书仍归人本类,但需在封面上注册“XXXX日经XX党委(团委)批准开除出党(出团)”或取消预备资格。有关处分材料,按其性质(政历问题或违纪案件)分别归人五类、八类;

第六类材料应将入团入党、人民主党派材料分别排列,志愿书放在各自材料前面,其他材料均按时间先后顺序排列(如入团志愿书、申请书、入党志愿书、申请书、转正报告,人民主党派材料)

第七类,奖励(包括科技和业务奖励)材料。

1.创造发明奖励材料;

2.正式命名授予的英雄、模范、先进工作者、三八红旗手、优秀教师、优秀党员、优秀团员等称号的审批表及事迹材料;

3.立功授勋材料;

4.组织上对干部个人的嘉奖、通报表扬等材料;

5.颁发《荣誉证书》、《荣誉证章》等的审批表;

6.从事专业工作三十年人员登记表。

在进行归类时要注意:虽经整理成文,但未经正式评定或批准,未盖公章的各种先进人物事迹材料不能归档。

第七类材料按形成时间先后顺序排列,但每次的奖励应将组织的审批材料放在前面。

第八类,干部违犯党纪、政纪、国法等材料。

1.处分决定、处分报告、复查决定、复查报告、上级批复、本人对处分的意见和检查、个人申诉,撤销处分决定、不予(免予)处分的决定;

2.原定右派经复查改正后的有关改正结论、报告、改正的依据材料及原定右派的决定,包括因右派降职降薪开除党籍处分材料,其他有关材料均应抽出销毁;

3.一九五九年反右倾斗争中受处分后经甄别平反的只归甄别结论,原组织结论、决定、调查材料一律从档案中抽出销毁;

4.组织上对干部个人通报批评材料;

5.法院的刑事判决书、劳教审批材料;

6.“文革”中犯错误的审查材料的归档问题,按苏组发(1987)101号《关于干部档案工作若干具体问题的处理意见》有关规定执行。

第八类材料按材料的主次排列,如批复、决定或结论报告、本人检查交代、主要申诉材料,经复查改正的.材料,可将改正结论或决定报告放在前,原结论、处分决定放在后。

第九类,干部任免、工资、待遇、出国、各种代表会的审批表、呈报表、登记表等材料。

1.干部职务任免呈报表;

2.录用、聘用干部审批表、聘用干部合同书,续聘审批表,解聘、辞退材料,“以工代干”人员转干审批表;

3.干部调动审批表;

4.批准入伍审批表,复员、退伍军人登记表,复员改办转业人员登记表,军队转业干部审批表;;

5.军衔审批表;

6.工资级别登记表、调整工资审批表、转正定级审批表;

7.出国、出境人员审批表;

8.党代会、人代会、政协会、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表;

9(离休、退休)职级待遇审批表。

在逆行归类时要注意:维护《干部职务变动表》、《工资级别登记表》(编者按:根据省委组织部苏组通[1998]54号文补充规定,新建档案可不再放《工资级别登记表》,已整理的档案,可不再续填。)的信息更新工作。

第九类材料按并列法分小类排列,如工资11,任免21,出国、出境31,各代表大会登记表41,小类不固定,因人而异。

第十类,其他可供组织参考有保存价值的材料。

1.有残疾的体检表、残废等级材料;

2.因公受伤的有关证明材料;

3.各个时期本人所写的思想总结和思想检查;

4.组织上未作处理,而本人承认错误事实的检查材料;

5.干部逝世后报纸报道的消息或讣告、悼词(生平)

6.非正常死亡的调查报告及遗书等;

7.遗属补助的有关材料;

8.民事纠纷判决书或协议书;

9.工会会员及各种协会、理事会会员登记表。

第十类材料按形成时间先后顺序排列。